Casa de marcat în zonă fără acoperire de rețea: declarația pentru lucrul offline
Când aparatul de marcat este instalat într-o zonă fără rețele de comunicații electronice, firma nu îl poate conecta la sistemul ANAF. Pentru această situație, OPANAF 435/2021 cere o declarație specială: operatorul declară că aparatul va funcționa în modul de lucru offline. Pentru aparatele cumpărate după 1 decembrie 2021, declarația se depune în cel mult două zile lucrătoare de la instalare.
Declarația nu scutește firma de transmiterea datelor fiscale. Schimbă doar felul în care datele ajung la ANAF: nu automat, prin conexiune, ci prin depunerea lor de către firmă.
Temeiul legal
„Prin excepție de la prevederile alin. (1) , operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale instalate în zone nedeservite de rețele de comunicații electronice au obligația completării și transmiterii declarației prevăzute în anexa nr. 2 la prezentul ordin, cu respectarea următoarelor termene: [...] c) operatorii economici prevăzuți la alin. (1) lit. c) , în termen de două zile lucrătoare de la data instalării aparatului de marcat electronic fiscal." — OPANAF 435/2021, art. 3 alin. (2) lit. c) (sursă: anaf_surse/ordin_435_2021.html)
„Operatorii economici care depun declarația prevăzută la alin. (2) își vor îndeplini obligațiile declarative privind datele fiscale înregistrate de aparatele de marcat electronice fiscale, cu respectarea prevederilor [...]" — OPANAF 435/2021, art. 3 alin. (5) (sursă: anaf_surse/ordin_435_2021.html)
Ce conține declarația și cum se depune:
- Datele de identificare (anexa nr. 2 pct. 1): codul de identificare fiscală, denumirea firmei, numărul unic de identificare al aparatului, adresa locului de instalare sau utilizare și persoana desemnată să transmită informații despre aparat.
- Declarația pe propria răspundere (anexa nr. 2 pct. 2), semnată de reprezentantul legal. Acesta declară că adresa este „situată întro zonă nedeservită de rețelele de comunicații electronice" și că aparatul „va funcționa în modul de lucru offline". Declarația se dă sub sancțiunea falsului în declarații.
- Formatul (art. 3 alin. (4)): PDF cu fișier XML atașat, completat cu programul de asistență de pe site-ul ANAF, semnat electronic și transmis prin mijloace de transmitere la distanță. Nu se depune pe hârtie.
- Termenul: două zile lucrătoare de la instalare pentru aparatele achiziționate după 1 decembrie 2021. Termenele din 2021 pentru celelalte categorii au expirat.
- Obligația de conectare nu dispare. Reprezentantul legal confirmă în text că a luat cunoștință de obligația de la art. 3^1 alin. (4) din OUG 28/1999.
Punctul de lucru fără internet are și o consecință la punerea în funcțiune. OPANAF 4156/2017, în anexa 3 aplicabilă de la operaționalizarea în totalitate a Registrului, permite ca procedura de punere în funcțiune să se facă la sediul distribuitorului sau al unității de service. Utilizatorul o cere printr-o declarație pe propria răspundere, distinctă (anexa nr. 3A):
„Procedura prevăzută la alin. (1) se efectuează la sediul distribuitorului/unității de service acreditată, pentru aparatele de marcat electronice fiscale utilizate în puncte de lucru care nu dispun de niciun mijloc de conexiune la internet, la solicitarea utilizatorului exprimată prin „Declarația pe propria răspundere“, prevăzută în anexa nr. 3A." — OPANAF 4156/2017, Anexa nr. 3, pct. 4 alin. (2) (sursă: anaf_surse/ordin_4156_2017.html)
Declarația 3A rămâne în arhiva distribuitorului sau a unității de service (pct. 4 alin. (3)). Declarația din anexa 2 la OPANAF 435/2021 o depune însă firma, la ANAF. Sunt două documente diferite, cu destinatari diferiți.
SC Exemplu SRL deschide un chioșc lângă o cabană montană, unde nu există semnal. Aparatul de marcat, cumpărat în februarie 2026, e fiscalizat la sediul unității de service, pe baza declarației 3A. Apoi e instalat la chioșc luni, 9 martie 2026.
Termenul pentru declarația din anexa 2 la OPANAF 435/2021: două zile lucrătoare de la instalare, deci miercuri, 11 martie 2026. Administratorul semnează declarația pe propria răspundere, iar contabilul o generează, o semnează electronic și o depune. Datele zilelor fiscale încheiate se transmit apoi la ANAF de către firmă.
Ce se greșește în practică
- Se crede că declarația 3A, dată distribuitorului la fiscalizare, ține loc de declarația către ANAF din OPANAF 435/2021.
- Se interpretează „modul offline" ca scutire de transmitere a datelor. Art. 3 alin. (5) menține obligațiile declarative privind datele înregistrate de aparat.
- Declarația o semnează altcineva decât reprezentantul legal, deși modelul cere expres semnătura administratorului sau a reprezentantului legal.
- Termenul se socotește în zile calendaristice. Ordinul vorbește de zile lucrătoare de la data instalării.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu completează și nu depune declarația de lucru offline. Aceasta rămâne în sarcina firmei și a contabilului, cu programul de asistență ANAF. Aplicația preia în schimb fișierele zilnice exportate din aparat, fie XML simplu, fie fișierul semnat .p7b, și construiește din fiecare raport Z o notă contabilă în stare de ciornă. Nota are vânzările pe tipuri de plată și TVA pe cote. Un al doilea raport cu același număr, pentru același aparat, este refuzat.