Cine controlează activitatea financiar-contabilă a unei asociații de proprietari?
Controlul se face pe două niveluri:
- Controlul extern îl exercită compartimentul specializat din aparatul de specialitate al primarului. Acesta verifică activitatea financiar-contabilă a asociației din oficiu sau la solicitarea unuia ori mai multor membri. Pentru contravențiile constatate, primarul sau împuterniciții lui ori Poliția Locală aplică amenzile.
- Controlul intern îl face cenzorul sau comisia de cenzori, care verifică gestiunea financiar-contabilă și, lunar, execuția bugetului.
Pentru contabilul sau administratorul care ține evidența asociației, asta înseamnă că documentele trebuie să poată fi prezentate oricând. Un singur proprietar poate declanșa controlul primăriei.
Temeiul legal
„(4) Compartimentele prevăzute la alin. (1) exercită controlul asupra activității financiar-contabile din cadrul asociațiilor de proprietari, din oficiu ori la solicitarea unuia sau mai multor membri ai asociației de proprietari." — Legea 196/2018, art. 10 alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „(1) Autoritățile administrației publice locale organizează în cadrul aparatului de specialitate al primarului un compartiment specializat în sprijinirea, îndrumarea și controlul asociațiilor de proprietari." — Legea 196/2018, art. 10 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt) „b) de către primari sau de împuterniciții acestora sau de către Poliția Locală în cazul faptelor prevăzute la alin. (1) lit. a)-e) , i)-m) și o)-s) ;" — Legea 196/2018, art. 102 alin. (4) lit. b) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
„b) verifică gestiunea financiar-contabilă; […] c) verifică lunar execuția bugetului de venituri și cheltuieli conform documentelor, registrelor și situației soldurilor elementelor de activ și pasiv întocmite de către administrator;" — Legea 196/2018, art. 61 lit. b)-c) (sursă: anaf_surse/legea_196_2018_asociatii_proprietari_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Cine poate cere controlul primăriei: orice membru al asociației, singur sau împreună cu alții. Primăria poate verifica și din oficiu.
- Ce se verifică: activitatea financiar-contabilă, adică evidența în partidă simplă a veniturilor și cheltuielilor, pe care o conduce administratorul (art. 74 alin. (1)), fondurile și modul de folosire a lor.
- Ce urmează după control: faptele constatate, între care folosirea fondului de rulment sau de reparații cu altă destinație (art. 102 alin. (1) lit. l)) și gestionarea veniturilor altfel decât prevede legea (lit. m)), se sancționează de primari, de împuterniciții lor sau de Poliția Locală.
- Cenzorul face și controale inopinate ale contabilității și casieriei, împreună cu 2 membri ai comitetului executiv (art. 61 lit. e)). Rezultatele se consemnează în registrul unic de procese-verbale.
- Președintele trebuie să prezinte toate documentele asociației, la solicitarea organelor abilitate, și să ofere informațiile cerute (art. 57 lit. g)).
Ce se greșește în practică
- Asociația presupune că doar cenzorul poate verifica gestiunea. Primăria poate controla și la cererea unui singur proprietar.
- Registrele și documentele justificative nu sunt ținute la zi, deși trebuie prezentate la orice control.
- Cenzorul nu face verificarea lunară a execuției bugetare cerută de art. 61 lit. c), ci doar raportul anual.
- Controlul primăriei este confundat cu un control fiscal ANAF. Temeiul, procedura și sancțiunile sunt diferite.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul dedicat asociațiilor de proprietari: nu ține liste de plată, fonduri de reparații sau de rulment și nici registrele specifice din Legea 196/2018. Registrul de încasări și plăți în partidă simplă din aplicație este construit pentru PFA, II și IF, nu pentru asociații. Evidența asociației rămâne în instrumentele alese de administrator.