Cum se descarcă gestiunea pentru marfa expirată?
Marfa cu termen de valabilitate depășit nu poate fi pur și simplu „scoasă din stoc” pe baza unei decizii unilaterale a gestionarului — reglementările contabile cer constatarea faptică a deprecierii, prin comisie, și consemnarea într-un document justificativ, înainte de descărcarea din gestiune.
Temeiul legal
„La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenței, potrivit căruia se va ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare." — OMFP nr. 1.802/2014 (Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale), pct. 84 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Pașii reali ai descărcării gestiunii pentru marfă expirată, potrivit normelor contabile:
- Constatarea deprecierii/expirării se face, de regulă, cu ocazia inventarierii (anuale sau ad-hoc), de către o comisie de inventariere care stabilește existența faptică a bunurilor și starea lor (pct. 82-84 OMFP 1.802/2014).
- Bunurile constatate ca fiind depreciate integral (termen de valabilitate expirat, fără valoare de utilizare/vânzare) se declasează, procedură documentată printr-un proces-verbal întocmit de o comisie constituită în acest scop, care consemnează scoaterea din uz și, ulterior, descărcarea din gestiune.
- Descărcarea efectivă din gestiune (contabil) se face pe baza acestui proces-verbal, ca document justificativ — nu direct, pe baza unei simple note interne a gestionarului.
Ce se greșește în practică
- Se descarcă marfa din gestiune direct de gestionar, fără constituirea unei comisii și fără proces-verbal, ceea ce lasă operațiunea fără document justificativ pentru contabilitate și, eventual, pentru control fiscal.
- Se confundă declasarea marfă expirată cu simpla „lipsă la inventar” — sunt situații diferite: declasarea presupune existența faptică a bunului, dar fără valoare de utilizare, în timp ce lipsa la inventar înseamnă absența fizică a bunului.
- Se omite verificarea dacă valoarea marfii declasate a fost deja acoperită printr-o ajustare pentru depreciere (cont 397) constituită anterior — dacă da, descărcarea anulează ajustarea, nu generează o nouă cheltuială.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența stocurilor și permite descărcarea gestiunii pe baza documentelor introduse de utilizator, dar nu automatizează constatarea deprecierii/expirării sau generarea procesului-verbal de declasare — acestea rămân proceduri realizate manual, în afara aplicației, ale căror rezultate se introduc ulterior în evidența de stocuri.