Ce documente cere firma care cumpără sau preia în consignație bunuri de la o persoană fizică?
Când o firmă cumpără sau preia în consignație bunuri de la o persoană fizică, întrebarea-cheie e ce fel de bunuri sunt. Dacă persoana fizică vinde bunuri pe care le-a produs (prin prelucrare) sau pe care le-a cumpărat ca să le revândă, venitul ei e din activități independente, iar firma trebuie să ceară documente care atestă proveniența bunurilor și documente care atestă desfășurarea unei activități independente. Dacă sunt bunuri din patrimoniul personal al vânzătorului, regula nu se aplică.
Pentru contabil, diferența contează la dosarul justificativ al achiziției: fără aceste documente, o achiziție repetată de marfă de la o persoană fizică devine greu de apărat la control.
Temeiul legal
„Veniturile reglementate la art. 67 din Codul fiscal obținute din valorificarea în regim de consignație sau prin vânzare directă către agenți economici și alte instituții a bunurilor rezultate în urma unei prelucrări sau procurate în scopul revânzării sunt considerate venituri din activități independente. În această situație consignatarul/cumpărătorul va solicita documente care atestă proveniența bunurilor respective, precum și cele care atestă desfășurarea unei activități independente. Nu se încadrează în aceste prevederi bunurile din patrimoniul personal." — HG 1/2016, Normele metodologice ale Codului fiscal, titlul IV, pct. 6 alin. (5) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Veniturile din activități independente cuprind veniturile din activități de producție, comerț, prestări de servicii și veniturile din profesii liberale, realizate în mod individual și/sau într-o formă de asociere, inclusiv din activități adiacente." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 67 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„Borderoul de achiziție servește ca: - document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice; - document justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii bunurilor cumpărate;" — OMFP 2634/2015, anexa 2 (Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile), Borderou de achiziție, cod 14-4-13 (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce înseamnă concret:
- Două categorii de documente. Normele cer, cumulativ, dovada provenienței bunurilor (de exemplu, documentele de achiziție ale persoanei fizice pentru bunurile cumpărate în vederea revânzării) și dovada activității independente (documentul de înregistrare a activității). Normele nu dau o listă închisă; contabilul alege documentele care dovedesc efectiv cele două elemente.
- Aceeași regulă și la consignație, și la cumpărare directă. Textul se referă la „consignatarul/cumpărătorul", deci obligația e a firmei în ambele cazuri.
- Bunurile din patrimoniul personal sunt excluse. O persoană fizică ce își vinde un bun personal nu desfășoară, prin asta, o activitate independentă în sensul acestei reguli.
- Documentul de intrare al firmei. Pentru bunurile cumpărate de la persoane fizice, borderoul de achiziție e documentul de înregistrare în gestiune și în contabilitate prevăzut de OMFP 2634/2015. Normele specifice semnalează o interdicție separată pentru varianta de borderou folosită la achizițiile de la producătorii agricoli persoane fizice.
Ce se greșește în practică
- Se tratează orice achiziție de la o persoană fizică drept vânzare din patrimoniul personal, chiar când aceeași persoană aduce în mod repetat marfă nouă, de același tip.
- Se cere doar actul de identitate și se completează borderoul, fără documente despre proveniența bunurilor sau despre activitatea independentă.
- Bunurile primite în consignație se trec direct în stocul propriu, deși rămân proprietatea consignantului până la vânzare.
- Se presupune că verificarea documentelor e treaba vânzătorului. Normele pun obligația de a cere documentele în sarcina firmei.
Ce face iConta.eu
În ecranul de operațiuni, iConta.eu are o operațiune „Achiziție de la neînregistrat (persoană fizică)”: înregistrezi data, numele vânzătorului, valoarea, contul de stoc sau cheltuială și numărul borderoului, iar aplicația creează documentul primit fără TVA și nota contabilă, cu includerea în D394 dacă alegi categoria bunului. Aplicația nu are un flux dedicat pentru bunurile primite în consignație și nu verifică documentele de proveniență sau de activitate independentă ale persoanei fizice: dosarul justificativ rămâne în sarcina contabilului.