Se poate face instruirea SSM online, cu fișa semnată electronic?
Pentru fișă, răspunsul e clar da. Dovada instruirii SSM poate fi în format electronic, dacă angajatorul a ales această variantă prin regulamentul intern. Documentul electronic trebuie semnat cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.
Pentru instruirea propriu-zisă, legea menționează expres varianta online doar la instruirea reprezentanților lucrătorilor cu răspunderi specifice în SSM. Pentru restul lucrătorilor, legea cere ca instruirea să se facă în timpul programului, fără să reglementeze aici forma de desfășurare. Detaliile de organizare se verifică în normele metodologice de aplicare a legii.
Temeiul legal
„(3) Instruirea prevăzută la art. 20 alin. (4) trebuie să se efectueze în timpul programului de lucru, fie în interiorul, fie în afara întreprinderii și/sau unității, fie online." — Legea 319/2006, art. 21 alin. (3) (sursă: anaf_surse/legea_319_2006_consolidat.txt)
„(4) Dovada instruirii prevăzută la art. 20 poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcție de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern." — Legea 319/2006, art. 21 alin. (4) (sursă: anaf_surse/legea_319_2006_consolidat.txt)
„(5) În cazul folosirii variantei în format electronic prevăzute la alin. (4) , dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată." — Legea 319/2006, art. 21 alin. (5) (sursă: anaf_surse/legea_319_2006_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Dovada electronică e permisă pentru orice instruire din art. 20: la angajare, periodică, la schimbarea locului de muncă etc. Nu e limitată la reprezentanți.
- Condiția de formă: alegerea (electronic sau hârtie) se stabilește prin regulamentul intern. Fără această prevedere, fișa electronică e greu de apărat la control.
- Semnătura: documentul electronic se semnează cu una dintre cele trei forme de semnătură electronică din alin. (5). Nu ajunge un e-mail sau o bifă într-un formular.
- Costul semnăturilor: nota inserată în forma consolidată a legii arată că angajatorul poate suporta, pentru el și pentru angajați, costul semnăturilor electronice avansate sau calificate folosite pentru documentele de SSM.
- Online: textul legii îl prevede expres pentru instruirea reprezentanților (art. 20 alin. (4)). Pentru ceilalți lucrători, forma concretă de desfășurare nu este reglementată în art. 21. Orice instruire rămâne în timpul programului și pe cheltuiala angajatorului (art. 21 alin. (1) și (2)).
Ce se greșește în practică
- Firma trece la fișe electronice fără să modifice regulamentul intern. Alin. (4) cere ca modalitatea să fie stabilită acolo.
- Fișa se „semnează" prin confirmare pe e-mail sau cu semnătură scanată. Alin. (5) cere semnătură electronică în sensul legii.
- Se consideră că „online" înseamnă și în afara programului, de acasă, seara. Instruirea rămâne în timpul programului de lucru.
- Se trage concluzia că textul art. 21 alin. (3) permite orice instruire online. Textul se referă expres la instruirea reprezentanților lucrătorilor.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu are un modul de instruire SSM și nu generează sau semnează fișe de instruire. Dacă firma suportă costul semnăturilor electronice pentru salariați, factura o înregistrezi prin contabilitatea generală, ca orice factură primită. Organizarea instruirii și a fișelor rămâne la angajator și la serviciul de prevenire și protecție.