Facturi emise de un terț în numele firmei: unde le raportez în D394?

Dacă facturarea este externalizată, iar un terț emite facturile în numele și în contul firmei, acestea se raportează în D394 la cartușul „I. Alte informații”, pct. 2.4. Se completează numărul total de facturi emise de terț în perioada de raportare, seria și numărul lor, plus denumirea și CUI-ul terțului.

Temeiul

Codul fiscal art. 319 alin. (19) prevede că „Pot fi emise facturi de către un terț în numele și în contul furnizorului/prestatorului în condițiile stabilite prin normele metodologice”. Există o excepție: terțul stabilit într-o țară cu care nu există un instrument juridic de asistență reciprocă.

Instrucțiunile D394 sunt în anexa nr. 2 la OPANAF 3769/2015, în forma înlocuită prin OPANAF 2194/2025. Pct. 2.4 cere „număr total de facturi emise în perioada de raportare de către terţi, în numele persoanei impozabile, conform art. 319 alin. (19) din Codul fiscal, seria şi numărul de ordine al acestora, precum şi denumirea şi CUI terţi”.

Condițiile externalizării

HG 1/2016, titlul VII pct. 96 alin. (4), stabilește condițiile:

• furnizorul notifică organul fiscal competent prin scrisoare recomandată, cu cel puțin o lună calendaristică înainte de a iniția procedura, și anexează numele, adresa și, după caz, codul de TVA al terțului;
• factura este emisă de terț în numele și în contul furnizorului;
• factura cuprinde informațiile de la art. 319 alin. (20) sau (21);
• facturile sunt puse fără întârziere la dispoziția organelor fiscale, la cerere.

Un caz particular: executarea silită

Normele tratează tot în aplicarea art. 319 alin. (19) livrarea bunurilor prin organele de executare silită. Acestea întocmesc factura „pe numele și în contul debitorului executat silit”, cu mențiunea că facturarea e realizată de organul de executare. Pentru debitorul înregistrat în scopuri de TVA, aceste facturi sunt tot facturi emise de un terț în numele său, iar locul lor în D394 este pct. 2.4.

Diferența față de pct. 2.3

• Pct. 2.3: facturile emise de beneficiar, adică de client, în numele dumneavoastră (art. 319 alin. (18)).
• Pct. 2.4: facturile emise de un terț care nu este parte la tranzacție (art. 319 alin. (19)).

Operațiunea rămâne o livrare a firmei. Clientul este partenerul din lista de operațiuni, nu terțul care a emis factura.

Exemplu

O firmă de distribuție a notificat ANAF în ianuarie că, din martie 2026, facturile vor fi emise de o firmă de servicii contabile, cu seria DX. În martie, terțul emite facturile DX 1 – DX 120.

În D394 pentru martie, la pct. 2.4 se înscriu: - numărul total: 120; - intervalul: de la seria DX nr. 1 la seria DX nr. 120; - denumirea și CUI-ul firmei de servicii contabile.

Livrările propriu-zise apar în listele de operațiuni, pe fiecare client.

Pași practici pentru contabil

1. Verificați că există notificarea trimisă cu cel puțin o lună înainte și păstrați dovada expedierii recomandate.
2. Cereți terțului, lunar, lista facturilor emise, cu serie și număr, pentru pct. 2.4.
3. Nu includeți seria terțului în plaja proprie de la pct. 2.1 – 2.2, dacă nu provine din decizia internă a firmei.
4. La executare silită, cereți copia facturii emise de executor și raportați-o la pct. 2.4.

De reținut

• Facturile emise de terți în numele firmei se raportează la pct. 2.4, cu CUI-ul terțului.
• Externalizarea cere notificare prealabilă, cu cel puțin o lună înainte (HG 1/2016, pct. 96 alin. (4)).
• Clientul rămâne partenerul operațiunii în listele de detaliu.
• Pct. 2.3 este rezervat facturilor emise de client, nu de terț.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții