Ce notificare trimiți la ANAF când facturile firmei vor fi emise de un terț?
Codul fiscal permite externalizarea facturării: un terț poate emite facturi în numele și în contul furnizorului. Condițiile sunt însă stabilite prin norme, iar prima dintre ele este o notificare prealabilă. Furnizorul trimite organului fiscal competent o scrisoare recomandată cu cel puțin o lună calendaristică înainte de începerea procedurii și anexează datele de identificare ale terțului.
Situația e frecventă: un cabinet, un centru de servicii al grupului sau o firmă de outsourcing emite facturile clientului. Notificarea nu înlocuiește celelalte condiții. Factura trebuie să aibă conținutul complet cerut de lege și să poată fi pusă oricând la dispoziția organelor fiscale.
Temeiul legal
„Pot fi emise facturi de către un terț în numele și în contul furnizorului/prestatorului în condițiile stabilite prin normele metodologice, cu excepția situației în care partea terță este stabilită într-o țară cu care nu există niciun instrument juridic referitor la asistența reciprocă." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 319 alin. (19) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„În sensul art. 319 alin. (19) din Codul fiscal, emiterea facturii poate fi externalizată, respectiv factura se poate întocmi de un terț în următoarele condiții: a) furnizorul/prestatorul să notifice prin scrisoare recomandată organului fiscal competent faptul că emiterea de facturi va fi realizată de un terț, cu cel puțin o lună calendaristică înainte de a iniția această procedură, și să anexeze la scrisoare numele, adresa și, după caz, codul de înregistrare în scopuri de TVA ale terțului; … b) factura să fie emisă de către terț în numele și în contul furnizorului/prestatorului; … c) factura să cuprindă toate informațiile prevăzute la art. 319 alin. (20) sau, după caz, la art. 319 alin. (21) din Codul fiscal; … d) facturile să fie puse la dispoziția organelor fiscale competente fără nicio întârziere, ori de câte ori se solicită acest lucru." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), Titlul VII, pct. 96 alin. (4) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Ce conține, concret, notificarea:
- Forma: scrisoare recomandată către organul fiscal competent al furnizorului. Normele nu prevăd un formular tipizat.
- Mesajul: faptul că emiterea facturilor va fi realizată de un terț.
- Anexa: numele, adresa și, dacă terțul e înregistrat în scopuri de TVA, codul lui de TVA.
- Termenul: cel puțin o lună calendaristică înainte de prima factură emisă de terț.
Celelalte condiții, cumulative:
- factura se emite în numele și în contul furnizorului, nu al terțului;
- are toate mențiunile obligatorii de la art. 319 alin. (20), sau alin. (21) pentru factura simplificată;
- facturile se pun la dispoziția organelor fiscale fără întârziere, la cerere.
Terțul nu poate fi stabilit într-o țară cu care nu există niciun instrument juridic de asistență reciprocă. Facturarea de către cumpărător (autofacturarea în numele furnizorului) are alt regim: pct. 96 alin. (1)-(3), cu acord prealabil și procedură de acceptare.
SC Exemplu SRL hotărăște ca, de la 1 decembrie, facturile să fie emise de SC Cabinet Exemplu SRL, care îi ține și contabilitatea. Cel mai târziu la sfârșitul lunii octombrie, ca între notificare și 1 decembrie să treacă cel puțin o lună calendaristică, SC Exemplu SRL trimite organului fiscal competent o scrisoare recomandată: arată că de la 1 decembrie facturarea va fi realizată de un terț și anexează numele, adresa și codul de TVA ale cabinetului. Confirmarea de primire a scrisorii se păstrează la dosar, ca dovadă a datei.
Ce se greșește în practică
- Terțul începe să emită facturi imediat, fără notificare sau cu o notificare trimisă cu câteva zile înainte, deși termenul minim e de o lună calendaristică.
- Notificarea se trimite prin e-mail sau fără confirmare de primire, deși normele cer scrisoare recomandată.
- Pe factură apare terțul ca emitent în nume propriu, nu ca emitent în numele și în contul furnizorului.
- Se confundă cu facturarea de către cumpărător, pentru care condițiile sunt altele: acord prealabil și procedură de acceptare, nu notificare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu emite facturile pe firma-client, cu datele și modelul de factură din profilul acelei firme. Dacă facturile sunt emise efectiv de cabinet, în numele clientului, contabilul și clientul evaluează dacă se aplică externalizarea de la pct. 96 alin. (4). Aplicația nu redactează și nu trimite notificarea către organul fiscal.