Greșeala de a nu face reconcilierea bancară lunar
O greșeală des întâlnită este să se lase liniile din extrasul bancar necontate mai multe luni la rând, cu ideea că „oricum se pot contabiliza mai târziu, în bloc". Amânarea reconcilierii bancare nu e doar o problemă de ordine — are consecințe concrete asupra corectitudinii evidenței și, la firmele cu TVA la încasare, asupra momentului exigibilității taxei.
Temeiul legal
„Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 22
„Prin excepție de la prevederile alin. (1) și alin. (2) lit. a), exigibilitatea taxei intervine la data încasării contravalorii integrale sau parțiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, în cazul persoanelor impozabile care optează în acest sens, denumite în continuare persoane care aplică sistemul TVA la încasare." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 282 alin. (3)
Legea nu folosește sintagma „reconciliere bancară lunară" ca atare — obligația explicită e întocmirea lunară a balanței de verificare, care presupune, implicit, ca operațiunile lunii (inclusiv cele din extrasul bancar) să fie deja înregistrate. Nu se poate întocmi corect o balanță de verificare a lunii dacă liniile din extrasul bancar al aceleiași luni sunt încă necontate.
Consecințe concrete ale amânării
- Facturile rămân „deschise" — aparent neîncasate sau neplătite — în toate rapoartele care citesc soldurile deschise pe parteneri, chiar dacă banii au ajuns deja în cont, pur și simplu pentru că linia de extras corespunzătoare nu a fost contată.
- La firmele cu TVA la încasare, exigibilitatea taxei se declanșează chiar prin actul de contare al liniei de extras din reconciliere — nu la momentul emiterii facturii. Amânarea reconcilierii amână, în consecință, momentul la care TVA devine exigibilă și declarabilă, cu risc de eroare în decontul de TVA al lunii corecte.
- După închiderea lunii contabile, corectarea nu mai e liberă — editarea, ștergerea sau dezlegarea notelor legate de reconciliere sunt blocate pentru o perioadă închisă. O alocare greșită sau o linie uitată, descoperită târziu, devine mai greu de corectat.
Ce se greșește în practică
- Se importă extrasul lunar, dar liniile rămase „galbene" sau „roșii" (fără potrivire exactă) se lasă necontate, „pentru mai târziu".
- Se închide luna contabilă fără să se verifice că toate liniile din extrasul lunii au fost contate sau ignorate deliberat.
- La firmele cu TVA la încasare, se presupune că exigibilitatea se calculează automat la data facturii, ignorând că momentul real e cel al contării încasării din reconciliere.
Ce face iConta.eu
Ecranul „Bancă" arată starea fiecărei linii de extras — nepotrivită, potrivire parțială, contată, ignorată — astfel încât liniile rămase în lucru la finalul lunii să fie vizibile dintr-o privire. Aplicația blochează editarea, ștergerea și dezlegarea notelor legate de reconciliere după închiderea perioadei contabile, ceea ce face ca reconcilierea la timp să fie singura cale sigură de corectare. Pentru firmele cu TVA la încasare, TVA-ul exigibil se calculează automat, per alocare, chiar la momentul contării liniei din reconciliere.