Greșeala de a nu face regularizările de final de an
O greșeală răspândită este să se considere anul „închis" odată ce ultima factură e înregistrată și rezultatul e calculat — venituri minus cheltuieli. De fapt, închiderea reală a anului contabil presupune câteva note suplimentare, obligatorii prin reglementările contabile, care rămân adesea nefăcute pentru că nu au o factură sau un document extern care să le declanșeze.
Temeiul legal
„În contabilitate, profitul sau pierderea se stabilește cumulat de la începutul exercițiului financiar." — OMFP 1802/2014, pct. 420 alin. (1)
„Repartizarea profitului se înregistrează în contabilitate pe destinații, după aprobarea situațiilor financiare anuale. Repartizarea profitului se efectuează în conformitate cu prevederile legale în vigoare." — OMFP 1802/2014, pct. 421 alin. (1)
„Din profitul societății se va prelua, în fiecare an, cel puțin 5% pentru formarea fondului de rezervă, până ce acesta va atinge minimum a cincea parte din capitalul social." — Legea 31/1990, art. 183 alin. (1)
Regularizările tipice de final de an, în ordinea firească în care se aplică: 1. Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli în 121 — pentru fiecare cont din clasa 7 cu sold creditor și fiecare cont din clasa 6 cu sold debitor, se transferă soldul în contul 121, obținând rezultatul exercițiului. 2. Rezerva legală — dacă exercițiul e pe profit, cel puțin 5% din profit se alocă la rezerva legală (129=1061), până când rezerva cumulată atinge 20% din capitalul social; peste acest plafon, alocarea nu mai e obligatorie. 3. Reportarea rezultatului — la începutul anului următor, rezultatul rămas (profit sau pierdere) se transferă din 121 în 1171/117, iar dacă a existat repartizare spre rezerve, se închide și 129 contra lui 121.
Fiecare din aceste trei pași are temei legal distinct — nu sunt variații ale aceleiași operațiuni, ci obligații separate care se aplică, de regulă, în aceeași fereastră de timp, ceea ce le face ușor de confundat sau de omis pe rând.
Ce se greșește în practică
Cea mai comună omisiune este rezerva legală: pentru că nu are o factură sau un document care s-o declanșeze, rămâne adesea neînregistrată ani la rând, mai ales la firmele mici, până când o eventuală distribuire de dividende sau o operațiune de capital scoate la iveală lipsa ei. A doua omisiune frecventă este reportarea propriu-zisă a rezultatului: contul 121 rămâne cu sold de la un an la altul, în loc să fie golit în 117/1171 la începutul anului următor, ceea ce face ca balanța anului nou să pornească deja „murdară". A treia este ordinea greșită: se face reportarea rezultatului înainte de a aloca rezerva legală, deși alocarea rezervei trebuie calculată din profitul exercițiului încheiat, nu din ce mai rămâne după alte mutări.
Ce face iConta.eu
Motorul de închidere al aplicației calculează, pe baza notelor validate ale perioadei, cele trei operațiuni descrise mai sus: transferul veniturilor/cheltuielilor în 121, rezerva legală (5% din profit, plafonată la 20% din capitalul social, cu regula versionată pe dată dacă legea se schimbă) și reportarea rezultatului în 1171/117. Calculul e disponibil ca funcție de închidere pe care contabilul o aplică la momentul potrivit din calendarul fiscal — verificați, înainte de a considera anul închis, că toate cele trei note au fost efectiv generate și validate, nu doar calculate.