Cum se înregistrează în scopuri de TVA o firmă străină prin reprezentant fiscal în România?
Firma străină desemnează reprezentantul fiscal printr-o cerere depusă la organul fiscal la care reprezentantul e înregistrat în scopuri de TVA. Cererea se însoțește de patru documente. Organul fiscal decide în cel mult 30 de zile. Dacă cererea e aprobată, firma străină primește un cod de TVA propriu, diferit de codul reprezentantului.
Pentru o firmă din afara Uniunii Europene, calea e obligatorie. Codul fiscal o obligă să se înregistreze prin reprezentant fiscal. O firmă din alt stat membru poate alege între înregistrarea directă și cea prin reprezentant.
Temeiul legal
„Persoana impozabilă stabilită în Uniunea Europeană, dar nu în România, care are obligația să se înregistreze în scopuri de TVA în România, poate, în condițiile stabilite prin normele metodologice, să își îndeplinească această obligație prin desemnarea unui reprezentant fiscal. Persoana impozabilă nestabilită în Uniunea Europeană care are obligația să se înregistreze în scopuri de TVA în România este obligată, în condițiile stabilite prin normele metodologice, să se înregistreze prin desemnarea unui reprezentant fiscal.” — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 316 alin. (7) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„În aplicarea prevederilor art. 316 alin. (7) din Codul fiscal, persoana impozabilă nestabilită care se înregistrează în România prin reprezentant fiscal, desemnează reprezentantul fiscal printr-o cerere depusă la organul fiscal competent la care reprezentantul propus este înregistrat în scopuri de TVA. […] Cererea trebuie însoțită de: […] a) declarația de începere a activității, care cuprinde: data și natura activității pe care o va desfășura în România, precum și de documentele prevăzute la pct. 88 alin. (6) ; […] b) copie de pe actul de constituire în străinătate a persoanei impozabile nestabilite în România; […] c) acceptul scris al persoanei propuse ca reprezentant fiscal, prin care aceasta se angajează să îndeplinească obligațiile ce îi revin conform legii și în care aceasta trebuie să precizeze natura operațiunilor; […] d) contractul încheiat între persoana nestabilită în România și reprezentantul fiscal propus, din care să rezulte întinderea mandatului acordat reprezentantului.” — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), titlul VII, pct. 89 alin. (1) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Nu se admite decât un singur reprezentant fiscal pentru ansamblul operațiunilor desfășurate în România de persoana impozabilă nestabilită în România. […] Pot fi desemnate ca reprezentanți fiscali orice persoane impozabile stabilite în România conform art. 266 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din Codul fiscal.” — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), titlul VII, pct. 89 alin. (2) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Procedura, pas cu pas:
- Verifici întâi dacă e nevoie de înregistrare. Firma străină se înregistrează doar pentru operațiuni la care e ea obligată la plata TVA în România, sau când înregistrarea e opțională. Dacă realizează numai operațiuni pentru care plătește beneficiarul, prin taxare inversă, organul fiscal nu o înregistrează (pct. 88 alin. (6)).
- Alegi reprezentantul. Trebuie să fie o persoană impozabilă stabilită în România și înregistrată în scopuri de TVA. Se admite un singur reprezentant pentru toate operațiunile firmei străine.
- Depui cererea la organul fiscal al reprezentantului, cu declarația de începere a activității și documentele de la pct. 88 alin. (6) (contracte, comenzi), actul de constituire, acceptul scris al reprezentantului și contractul de mandat.
- Aștepți decizia, comunicată ambelor părți în cel mult 30 de zile (pct. 89 alin. (3)). La aprobare se comunică și codul de TVA al firmei străine, diferit de codul reprezentantului.
După aprobare, reprezentantul răspunde pentru drepturile și obligațiile de TVA ale operațiunilor pentru care a fost mandatat, cât timp durează mandatul (pct. 89 alin. (4)).
O firmă din Elveția va livra dintr-un depozit închiriat în Ploiești bunuri importate, către clienți persoane fizice din România. Fiind nestabilită în Uniunea Europeană, trebuie să se înregistreze prin reprezentant fiscal.
- SC Exemplu SRL, plătitoare de TVA, acceptă mandatul.
- Cererea se depune la organul fiscal al SC Exemplu SRL, cu cele patru documente și contractele de livrare.
- La aprobare, firma elvețiană primește un cod RO distinct. SC Exemplu SRL depune separat decontul acestui cod.
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează prin reprezentant o firmă care face doar operațiuni cu taxare inversă. În acest caz, organul fiscal nu o înregistrează.
- Se desemnează doi reprezentanți pentru activități diferite. Normele admit unul singur, pentru ansamblul operațiunilor.
- Cererea se depune la organul fiscal al firmei străine sau la unul oarecare, nu la cel al reprezentantului.
- Se folosește codul de TVA al reprezentantului pe facturile firmei străine. Codul atribuit prin reprezentant e distinct.
Ce face iConta.eu
În iConta.eu, fiecare firmă din portofoliul cabinetului are propriul profil fiscal, propriile facturi și propriul D300. Aplicația nu are un flux dedicat pentru cererea de desemnare a reprezentantului fiscal. Cererea și documentele se depun direct la organul fiscal.