Poate inspectorul fiscal cere baza de date contabilă?
Da, iar temeiul e explicit: obligația de a pune la dispoziție registrele și evidențele contabile nu se limitează la documente pe hârtie — legea vorbește despre „mediul în care sunt stocate", ceea ce include baza de date electronică a programului de contabilitate.
Temeiul legal
„(1) în vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligația să pună la dispoziție organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri. [...] (3) Organul fiscal are dreptul să rețină, în scopul protejării împotriva înstrăinării sau distrugerii, indiferent de mediul în care sunt stocate, documente, acte, înscrisuri, registre și documente financiar-contabile în original sau orice element material care face dovada stabilirii, înregistrării și achitării obligațiilor fiscale de către contribuabil/plătitor, pe o perioadă de cel mult 30 de zile. în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, perioada de reținere poate fi prelungită cu cel mult 90 de zile." — Legea 207/2015, art. 64 alin. (1) și (3) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
Ce implică, practic, acest drept:
- Obligația de la alin. (1) e generală — „registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri" — și nu distinge între hârtie și format electronic; o bază de date contabilă (fișier, export, acces la aplicație) intră sub acest text.
- Dreptul de reținere de la alin. (3) e explicit formulat „indiferent de mediul în care sunt stocate" — tocmai pentru a acoperi documentele digitale, nu doar dosarele fizice; reținerea se face pe maximum 30 de zile, extensibilă la 90 în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal.
- Contribuabilul păstrează dreptul să solicite copii ale documentelor reținute cât timp acestea sunt în posesia organului fiscal (alin. (3), ultima teză) — reținerea nu înseamnă că firma rămâne fără acces la propriile evidențe.
- Orice reținere trebuie documentată printr-un act întocmit în două exemplare, semnat de organul fiscal și de contribuabil, cu un exemplar comunicat contribuabilului (alin. (4)) — inspectorul nu poate „lua" pur și simplu baza de date fără această formalitate.
Ce se greșește în practică
- Se refuză accesul inspectorului la evidența electronică, considerând că obligația legală se limitează la documentele „pe hârtie" — textul de la art. 64 alin. (1) și (3) acoperă explicit orice mediu de stocare.
- Se predau documentele/baza de date fără să se ceară actul de reținere prevăzut la alin. (4), rămânând fără dovadă scrisă a ce anume s-a preluat și când.
- Se presupune că reținerea documentelor originale e nelimitată în timp — legea fixează 30 de zile, extensibile la 90 doar în cazuri excepționale și cu aprobare expresă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența contabilă a firmelor gestionate în baza de date a aplicației, exportabilă de utilizator în formate uzuale (balanțe, jurnale, registre) atunci când trebuie puse la dispoziția unui organ fiscal. Aplicația nu are un mecanism dedicat de „export pentru inspecție fiscală" cu formatul specific cerut de un anumit control și nu gestionează ea însăși comunicarea sau predarea documentelor către ANAF — pregătirea și transmiterea efectivă a evidențelor solicitate rămân un pas realizat de contabil, folosind exporturile pe care aplicația le oferă.