Poate ANAF cere acces la programul de contabilitate?
Da. Când evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul unui sistem electronic (cum e orice program de contabilitate), legea obligă firma nu doar să păstreze datele arhivate electronic, ci și să prezinte aplicațiile informatice cu care au fost generate, dacă organul fiscal le solicită.
Temeiul legal
în cazul în care evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze și să prezinte aplicațiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.
— Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art.109 alin.(4)
Constituie contravenții următoarele fapte, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate, potrivit legii, infracțiuni: [...] f) nerespectarea de către contribuabil/plătitor a obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta organului fiscal, a datelor arhivate în format electronic și a aplicațiilor informatice cu ajutorul cărora le-a generat, potrivit art. 109 alin. (4);
— Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art.336 alin.(1) lit.f)
în vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligația să pună la dispoziție organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri.
— Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art.64 alin.(1)
Obligația din art.109 alin.(4) e clară și directă: dacă firma ține evidența contabilă/fiscală electronic — ceea ce e cazul oricărei firme care folosește un program de contabilitate — nu e suficient să prezinte doar exporturile de date (balanțe, jurnale, fișierul standard de control fiscal). Legea cere explicit prezentarea aplicației informatice care a generat acele date, dacă organul fiscal o solicită, de regulă în cadrul unei inspecții fiscale (art.113 din aceeași lege, care include printre atribuțiile inspecției "verificarea concordanței dintre datele din declarațiile fiscale cu cele din evidența contabilă și fiscală a contribuabilului/plătitorului"). Nerespectarea acestei obligații e o contravenție de sine stătătoare (art.336 alin.(1) lit.f)), distinctă de sancțiunile pentru alte nereguli fiscale.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că prezentarea unor exporturi (PDF, Excel, fișier XML) e suficientă și că ANAF nu are dreptul să ceară acces la aplicația în sine — legea prevede explicit și obligația de a prezenta aplicația, nu doar datele extrase din ea.
- Se refuză accesul din motive de confidențialitate a datelor altor clienți (relevant mai ales pentru cabinete de contabilitate care gestionează mai multe firme) fără a clarifica întâi cu organul fiscal domeniul exact al solicitării — refuzul nejustificat intră sub sancțiunea de la art.336 alin.(1) lit.f).
- Se confundă "acces la programul de contabilitate" cu acces nerestricționat, permanent, la toate datele firmei — solicitarea ANAF se face în contextul unei verificări (inspecție fiscală sau control), nu ca acces liber, continuu.
Ce face iConta.eu
iConta e o aplicație de contabilitate online, folosită de cabinet pentru gestionarea evidenței contabile și fiscale a firmelor sale. Dacă un organ fiscal solicită, în cadrul unei inspecții, prezentarea aplicației cu care au fost generate evidențele, această solicitare se raportează la aplicație ca instrument — mecanismul concret prin care se răspunde unei asemenea cereri (ex. export de date, acces demonstrativ) depinde de procedura stabilită de organul fiscal la momentul respectiv, nu e ceva pe care aplicația îl automatizează sau îl predefinește.