Ce documente poate cere ANAF pentru justificarea unei achiziții?
ANAF are dreptul legal de a cere firmei orice informație necesară pentru a stabili starea de fapt fiscală a unei achiziții — nu doar factura, ci și documentele care susțin realitatea și scopul economic al tranzacției. Cererea trebuie însă formulată în scris, cu precizarea exactă a naturii informațiilor solicitate.
Temeiul legal
„ART. 58 Obligația de a furniza informații (1) Contribuabilul/Plătitorul sau altă persoană împuternicită de acesta are obligația de a furniza organului fiscal informațiile necesare pentru determinarea stării de fapt fiscale. [...] (2) Cererea de furnizare a informațiilor se formulează în scris. În cerere, organul fiscal trebuie să specifice natura informațiilor solicitate pentru determinarea stării de fapt fiscale și documentele care susțin informațiile furnizate, atunci când acestea nu sunt deținute de organul fiscal." — Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, art. 58 alin. (1) și (2) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„(1) Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabilă trebuie să îndeplinească următoarele condiții: a) pentru taxa datorată sau achitată, aferentă bunurilor care i-au fost ori urmează să îi fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmează să îi fie prestate în beneficiul său de către o persoană impozabilă, să dețină o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319, precum și dovada plății în cazul achizițiilor efectuate de către persoanele impozabile care aplică sistemul TVA la încasare [...]" — Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, art. 299 alin. (1) lit. a) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Din cele două articole rezultă practic:
- Baza legală generală a solicitării: organul fiscal poate cere „orice informații necesare pentru determinarea stării de fapt fiscale" (art. 58 alin. 1) — nu doar documentul de bază (factura), ci și documentele suplimentare care confirmă realitatea tranzacției (contracte, comenzi, note de recepție, corespondență comercială, dovada plății, dovada folosirii bunului/serviciului în activitatea economică).
- Condiție de formă: cererea trebuie să fie în scris și să specifice exact ce informații/documente se solicită — o cerere vagă, fără obiect precizat, nu respectă condițiile art. 58 alin. (2).
- Documentul minim obligatoriu pentru deducerea TVA la o achiziție e factura emisă conform art. 319 din Codul fiscal (art. 299 alin. 1 lit. a); pentru achizițiile sub sistemul TVA la încasare, se cere suplimentar dovada plății.
Ce se greșește în practică
- Se păstrează doar factura pentru fiecare achiziție, presupunând că e suficientă pentru orice verificare — art. 58 permite organului fiscal să solicite și documentele suplimentare care demonstrează realitatea și scopul economic al tranzacției (contract, recepție, dovada folosirii în activitate).
- Se răspunde unei solicitări verbale de documente fără să se verifice dacă cererea a fost formulată corect, în scris, cu obiectul precis — o cerere neconformă cu art. 58 alin. (2) nu obligă la un răspuns necondiționat.
- Se confundă documentul necesar pentru deducerea TVA (factura, conform art. 299) cu documentele care pot fi cerute ulterior pentru a justifica realitatea tranzacției într-un control — sunt cerințe diferite, cu temeiuri diferite.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă evidența contabilă generală a documentelor asociate unei achiziții — facturi înregistrate, note contabile aferente, fișiere atașate (dacă sunt încărcate de utilizator). Aplicația nu automatizează identificarea documentelor suplimentare pe care ANAF le poate solicita pentru o anumită achiziție (contracte, corespondență, dovezi de utilizare) și nici pregătirea unui răspuns la o solicitare de informații conform art. 58 — colectarea și transmiterea acestor documente rămân, la această dată, o activitate manuală a contabilului.