Migrarea registrului de casă în format electronic 2026
Limitare declarată onest: o obligație expresă, generalizată, de „migrare" a registrului de casă într-un format electronic standardizat, cu o dată-limită proprie pentru 2026, nu apare sub acest nume în sursele fiscale folosite la redactarea acestui ghid. Ce se poate confirma cu temei este natura și rolul registrului de casă ca document justificativ — ținerea lui în format electronic, prin intermediul unui program contabil, e deja compatibilă cu reglementările contabile, atât timp cât respectă funcțiile documentului.
Temeiul legal
„Registrul de casă servește ca: - document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entității; - document de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; - document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți." — OMFP 2634/2015 (documente financiar-contabile), Anexa 2 — Cod 14-4-7A (sursă: anaf_surse/omfp_2634_2015_anexa2_norme_specifice.txt)
Ce rezultă din definiția funcțională a documentului:
- Registrul de casă are trei funcții cumulative: evidența operativă zilnică a încasărilor/plăților, stabilirea soldului de casă la finalul fiecărei zile, și baza de înregistrare contabilă a operațiunilor respective.
- Legea nu impune o formă fizică specifică (hârtie) pentru acest registru — condiția esențială e ca funcțiile lui să fie îndeplinite: întocmire zilnică, pe baza documentelor justificative (chitanțe, dispoziții de plată/încasare), cu determinarea corectă a soldului.
- Practica administrativă și tehnologia contabilă actuală permit ținerea registrului de casă direct în programul de contabilitate, cu generarea automată din operațiunile înregistrate — atât timp cât acesta respectă structura și conținutul minim al documentului (cod 14-4-7A din nomenclatorul OMFP 2634/2015).
- Orice organizare electronică a registrului trebuie să păstreze trasabilitatea: fiecare operațiune de casă trebuie să aibă la bază documentul justificativ corespunzător (chitanță, dispoziție de plată/încasare), indiferent dacă întregul flux e digital sau parțial pe hârtie.
Ce se greșește în practică
- Se presupune că trecerea la un program contabil electronic elimină automat obligația de a avea documentele justificative de bază (chitanțe, dispoziții) — programul generează registrul, dar operațiunile trebuie să aibă în continuare documentul justificativ care le fundamentează.
- Se întocmește registrul de casă la o frecvență mai mare decât zilnică (săptămânal, lunar), considerând că formatul electronic permite amânarea — cerința de întocmire zilnică rămâne valabilă indiferent de suport.
- Se caută o „obligație legală de migrare" cu termen fix, atunci când, de fapt, alegerea formatului (hârtie sau electronic) ține de organizarea internă a entității, cu condiția respectării conținutului și funcțiilor documentului.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează registrul de casă electronic direct din operațiunile de încasări și plăți în numerar înregistrate în aplicație, calculând soldul de casă zilnic și păstrând legătura cu documentele justificative introduse (chitanțe, dispoziții de plată/încasare). Contabilul rămâne responsabil pentru introducerea corectă și la zi a fiecărei operațiuni de casă, astfel încât registrul generat de aplicație să reflecte fidel realitatea casieriei firmei.