Notificarea de neconcordanță VIES: ce faci când o primești
Sistemul VIES compară automat ce declari tu ca operațiune intracomunitară cu ce a declarat partenerul în statul lui. Când cifrele nu se potrivesc, se generează o notificare.
Ce declanșează notificarea
- partenerul a declarat o livrare pe care tu nu ai declarat-o ca achiziție;
- tu ai declarat o achiziție pe care partenerul nu a declarat-o;
- sumele diferă pentru același partener și aceeași perioadă;
- codul de TVA declarat nu e valid sau nu aparține partenerului indicat.
Diferențele legitime
Decalajul de exigibilitate. Regulile de exigibilitate nu sunt identice în toate statele membre. O factură emisă la sfârșitul lunii poate cădea în luni diferite în cele două declarații. Nu e eroare.
Cursul valutar. Statele folosesc cursuri diferite pentru conversie. Diferența e mică, dar există.
Regularizările și stornările. O factură de stornare emisă într-o perioadă ulterioară produce o diferență temporară.
Rotunjirea. D390 raportează totaluri pe partener, iar rotunjirile se cumulează diferit.
Diferențele care sunt erori
Cod de TVA greșit. Codul nu respectă algoritmul țării, sau aparține altei firme. Se corectează prin rectificativă.
Operațiune omisă. O achiziție nedeclarată, cel mai des fiindcă factura nu a ajuns la contabilitate sau a fost înregistrată ca operațiune internă.
Încadrare greșită. Un serviciu declarat ca operațiune internă, sau o operațiune art. 307 alin. (3)–(6) inclusă din greșeală în D390.
Partener neînregistrat. Furnizorul nu avea cod valid la data operațiunii, deci nu exista livrare intracomunitară scutită — el trebuia să factureze cu TVA.
Cum se răspunde
Termenul de răspuns e cel indicat în notificare. Răspunsul se depune prin SPV și trebuie să conțină:
- identificarea operațiunilor la care se referă diferența;
- explicația cauzei — decalaj de exigibilitate, storno, curs;
- documentele justificative: facturi, documente de transport, dovada verificării codului în VIES la data operațiunii.
Dacă diferența e o eroare reală, se depune declarație rectificativă pentru perioada respectivă, iar răspunsul o menționează.
Ce nu se face
Nu se rectifică o declarație corectă doar ca să se închidă notificarea. O rectificare care aliniază cifrele tale la cele ale partenerului, când ale tale erau corecte, creează o eroare acolo unde nu era una — și se propagă în decontul de TVA.
Prevenția
Verificarea codului de TVA în VIES înainte de operațiune, cu păstrarea dovezii. Un cod valid la data verificării, dovedit, e apărarea în cazul în care partenerul își pierde ulterior codul.
Ce face iConta
Reconcilierea D390 cu evidența marchează diferențele de exigibilitate ca legitime, cu temeiul scris, și nu le raportează ca erori. Codul de TVA e verificat algoritmic la introducere, iar rezultatul verificării se păstrează cu data, ca dovadă la o notificare ulterioară.