Cum se organizează inventarul la un restaurant
Inventarierea nu e doar o numărătoare de marfă la finalul zilei — e o procedură cu pași și termene stabilite prin normă, gândită tocmai ca rezultatul să poată fi justificat ulterior, la un control sau la o discuție cu un gestionar nemulțumit de o lipsă constatată.
Temeiul legal
"[Inventarierea] se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă" — OMFP 2861/2009, Anexa 1, pct. 6 alin. (1)
Decizia scrisă de numire trebuie să menționeze obligatoriu componența comisiei (președinte și membri), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere folosită, gestiunea supusă inventarierii și datele de început și de sfârșit ale operațiunii. Din comisie "nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari" (pct. 6 alin. (5)) — la un restaurant, asta exclude, de regulă, bucătarul-șef sau barmanul responsabil de gestiunea inventariată din comisia care o verifică. La entitățile cu personal redus, inventarierea poate fi făcută de o singură persoană, sub răspunderea administratorului (pct. 6 alin. (2)); dacă nu există niciun salariat care poate efectua inventarierea, o fac administratorii înșiși (pct. 6 alin. (7)).
Înainte de începerea efectivă, gestionarul dă o declarație scrisă, semnată în fața comisiei, despre eventuale bunuri gestionate în alte locuri, plusuri/lipsuri deja cunoscute și ultimul document de intrare/ieșire din gestiune (pct. 8 lit. a). Constatarea faptică se consemnează în liste de inventariere, semnate pe fiecare filă de președinte, membri și gestionar (pct. 33). La final, comisia întocmește un proces-verbal cu data întocmirii, componența, numărul și data deciziei de numire, gestiunea/gestiunile, datele de început/sfârșit, rezultatele, concluziile și propunerile privind cauzele plusurilor/lipsurilor și persoanele vinovate (pct. 42) — propunerile se prezintă administratorului în termen de 7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor (pct. 43), iar rezultatele se înregistrează în evidența tehnico-operativă în maximum 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal (pct. 45 alin. (1)).
Ce se greșește în practică
- Se face inventarierea fără nicio decizie scrisă de numire a comisiei — un simplu acord verbal între angajați, care nu poate justifica ulterior nimic în fața unui control.
- Se pune în comisie persoana care gestionează efectiv marfa verificată — exact situația pe care norma o interzice explicit.
- Se depășesc termenele de 7 zile lucrătoare pentru prezentarea propunerilor și pentru înregistrarea rezultatelor, ceea ce lasă diferențele constatate "în aer" mai mult decât permite norma.
Ce face iConta.eu
Organizarea propriu-zisă (decizia de numire, componența comisiei, declarația gestionarului, listele de inventariere, procesul-verbal) se face în afara aplicației, conform normei. iConta.eu preia rezultatul final al acestei proceduri: din ecranul "Inventariere anuală" (categoria "Imobilizări și capital"), se alege operația corespunzătoare constatării (Plus stoc, Plus mijloc fix, Minus, Casare), cu data, valoarea și — după caz — contul de stoc, imputabilitatea și cota de TVA. Nota contabilă generată primește automat sufixul "- OMFP 2861/2009", ca trimitere la norma care a stat la baza operațiunii.
Aplicația cere ca perioada contabilă în care se înregistrează operațiunea să fie deschisă — o notă de inventariere nu poate fi introdusă retroactiv într-o lună deja închisă.