Platforma îți cere actul de identitate sau certificatul de rezidență fiscală: de ce?
Platforma îți cere act de identitate sau certificat de rezidență fiscală pentru că legea o obligă să verifice datele vânzătorilor. Cererea de documente vine, de regulă, când platforma are motive să creadă că datele tale sunt inexacte, pe baza informațiilor primite de la ANAF sau de la autoritatea fiscală a altui stat membru. În această situație trebuie să îți ceară să le corectezi și să trimiți documente dintr-o sursă independentă: un act de identitate valabil emis de o autoritate publică sau un certificat de rezidență fiscală.
Cererea nu e un abuz și nu e o simplă formalitate. Când e făcută în temeiul acestei prevederi, arată că o autoritate fiscală a semnalat o problemă în datele tale: NIF greșit, adresă care nu corespunde, rezidență discutabilă. Un răspuns corect, cu documentul potrivit, închide problema.
Temeiul legal
„3. În aplicarea pct. 3 lit. b) de la subsecțiunea F și prin excepție de la pct. 1 și 2 din subsecțiunea C, în cazurile în care Operatorul de platformă care are obligația de raportare are motive să considere că oricare dintre informațiile descrise la subsecțiunile B sau E pot fi inexacte în temeiul informațiilor furnizate de către autoritatea competentă din România sau de către autoritatea competentă a unui stat membru într-o cerere privind un anumit Vânzător, Operatorul de platformă care are obligația de raportare solicită Vânzătorului să corecteze informațiile despre care s-a constatat că sunt incorecte și să furnizeze documente justificative, date sau informații, provenite dintr-o sursă independentă, cum ar fi: a)un document de identificare valabil, emis de o autoritate publică din România sau din alt stat membru; b)un certificat de rezidență fiscală, aprobat prin ordin al ministrului finanțelor." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), Anexa nr. 5, secț. II lit. C pct. 3 (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„1. Operatorul de platformă care are obligația de raportare stabilește dacă informațiile colectate în temeiul subsecțiunii A, al pct. 2 lit. a)-e) din subsecțiunea B și al subsecțiunii E sunt corecte, utilizând toate informațiile și documentele de care dispune în evidențele sale, precum și orice interfață electronică pusă la dispoziție gratuit de un stat membru sau de Uniunea Europeană pentru a verifica valabilitatea NIF-ului și/sau a numărului TVA." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), Anexa nr. 5, secț. II lit. C pct. 1 (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
De ce și când apare cererea:
- Verificarea obișnuită nu presupune, de regulă, documente noi. Platforma verifică datele cu ce are în evidențe și cu interfețele publice de validare a NIF-ului și a codului de TVA (pct. 1).
- Cererea de documente are un declanșator precis: informații de la ANAF sau de la autoritatea fiscală a altui stat membru, într-o cerere privind un anumit vânzător, din care rezultă că datele pot fi inexacte (pct. 3).
- Sursă independentă. Nu e suficientă o nouă declarație a vânzătorului. Legea cere documente, date sau informații dintr-o sursă independentă. Exemplele din text sunt actul de identitate emis de o autoritate publică din România sau din alt stat membru și certificatul de rezidență fiscală. Lista e exemplificativă („cum ar fi”).
- Ce se verifică: identitatea și adresa, NIF-ul, codul de TVA, datele firmei și, la închirieri, adresa și cartea funciară ale imobilului (subsecțiunile B și E).
- Ce se întâmplă cu documentele. Platforma păstrează evidența măsurilor luate și a informațiilor pe care s-a bazat cel puțin 5 ani și cel mult 10 ani după încheierea perioadei de raportare (art. 291^5 alin. (7)).
- Dacă nu răspunzi se aplică mecanismul din art. 291^5 alin. (6): după două atenționări și cel puțin 60 de zile de la solicitarea inițială, contul se închide sau plățile se rețin.
Ion Popescu locuiește la Iași, dar și-a creat contul pe o platformă de închirieri auto când lucra în Italia și a lăsat adresa italiană. În 2026, autoritatea fiscală italiană semnalează, printr-o cerere, că nu îl găsește la adresă. Platforma îi cere: - corectarea adresei principale; - un document dintr-o sursă independentă. Ion trimite cartea de identitate cu domiciliul din Iași. Cere și un certificat de rezidență fiscală din România, pentru că platforma îl întreabă de rezidență. Platforma îi actualizează adresa principală, iar rezidența stabilită după adresă devine România. Dacă pe platformă rămâne declarat și un NIF italian, Ion e considerat rezident și în Italia (Anexa nr. 5, secț. II lit. D pct. 2).
Ce se greșește în practică
- Cererea e ignorată ca „suspectă” și se ajunge la închiderea contului sau la reținerea plăților.
- Se trimite doar o declarație pe propria răspundere, deși legea cere o sursă independentă.
- Se trimite un document expirat. Legea cere un document de identificare „valabil”.
- Adresa se corectează pe platformă, dar nu și la ANAF, sau invers. Neconcordanța rămâne și cererea se repetă.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu intermediază comunicarea cu platformele și nu păstrează documentele de identitate ale vânzătorilor. Aplicația are o registratură de documente, cu număr de intrare-ieșire pe an, în care contabilul poate înregistra cererea primită și răspunsul trimis. Obținerea certificatului de rezidență fiscală și răspunsul către platformă rămân în sarcina clientului și a contabilului.