Cum se face predarea contabilității la schimbarea administratorului?
Nu există un act normativ care să reglementeze un „protocol de predare a contabilității" la schimbarea administratorului. Totuși, predarea documentată este necesară, pentru că răspunderea legală pentru contabilitate trece la noul administrator din momentul numirii. Actul practic este un proces-verbal de predare-primire, semnat de administratorul care pleacă, de cel care vine și, ideal, de persoana care conduce contabilitatea.
De ce contează: răspunderea trece la noul administrator
Legea 82/1991, art. 10 alin. (1): răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității „revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective".
Legea 31/1990, art. 73 alin. (1) lit. c): administratorii sunt solidar răspunzători față de societate pentru „existența registrelor cerute de lege și corecta lor ținere".
Noul administrator semnează situațiile financiare anuale ca reprezentant legal (Legea 82/1991, art. 28 alin. (10)), inclusiv pentru un exercițiu în care nu el a condus firma. Fără un proces-verbal care să arate ce a primit, nu poate dovedi ulterior ce lipsea la preluare.
Dacă firma lucrează cu un expert contabil sau cu un contabil autorizat pe bază de contract, răspunderea pentru aplicarea reglementărilor contabile revine acestuia, potrivit legii și contractului (art. 10 alin. (4)). Răspunderea pentru organizarea contabilității și pentru existența registrelor rămâne însă la administrator.
Ce se predă
- Registrele obligatorii: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare (Legea 82/1991, art. 20), pe toți anii aflați în termenul de păstrare.
- Documentele justificative și arhiva. Registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului (art. 25).
- Situațiile financiare depuse și declarațiile fiscale, cu recipisele.
- Contractul cu firma de contabilitate sau datele contabilului angajat.
- Extrasele bancare și registrul de casă la data predării, cu soldul de numerar numărat efectiv.
- Registrul mijloacelor fixe și listele de stocuri.
- Accesul la instrumentele digitale: certificatul digital, conturile bancare online și accesul în SPV, care trebuie reconfigurate pentru noul administrator.
Trebuie făcut inventar?
Legea 82/1991, art. 7 alin. (1), impune inventarierea generală la începutul activității, cel puțin o dată pe exercițiu și la fuziune, divizare, transformare sau lichidare. Schimbarea administratorului nu este, prin ea însăși, un caz de inventariere obligatorie.
OMFP 2861/2009, pct. 2 alin. (1) lit. c), cere însă inventarierea ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune. Dacă vechiul administrator era și gestionar, de exemplu al casieriei sau al unui depozit, inventarul acelei gestiuni este obligatoriu. În celelalte cazuri, o inventariere la data predării este o măsură prudentă, nu o obligație.
Exemplu de proces-verbal
„Subsemnații X (administrator până la 30.09.2026) și Y (administrator din 01.10.2026) am procedat la predarea-primirea: Registrul-jurnal 2021–2026, Registrul-inventar 2021–2025, balanțele lunare până la 31.08.2026, 14 dosare de documente justificative (lista anexată), sold casă 2.340 lei numărat, certificat digital…”
Se trec și lipsurile constatate: de exemplu, „nu s-a predat dosarul de facturi primite martie 2024”.
De reținut
- Nu există un formular legal, dar procesul-verbal de predare-primire protejează ambii administratori.
- Răspunderea pentru organizarea contabilității și existența registrelor trece la noul administrator.
- Se predau registrele, arhiva pe termenul de păstrare, situațiile financiare, casa numărată și accesele digitale.
- Inventarul este obligatoriu doar dacă se predă și o gestiune; altfel este recomandat.
- Lipsurile constatate la preluare trebuie scrise explicit în procesul-verbal.