Ce trebuie predat noului administrator la preluarea firmei?
Schimbarea administratorului unei firme nu e doar o formalitate la Registrul Comerțului — e și momentul în care gestiunea societății (patrimoniul, registrele, actele) trece efectiv de la o persoană la alta. Legislația contabilă tratează acest moment ca pe unul dintre cazurile obligatorii de inventariere, tocmai pentru a fixa, cu o listă verificabilă, ce s-a predat și în ce stare.
Temeiul legal
„În temeiul prevederilor Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații: [...] c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;" — OMFP 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, pct. 2 alin. (1) lit. c) (sursă: anaf_surse/omfp_2861_2009.txt)
- Legea nu detaliază o „listă standard" de predat noului administrator, dar impune ca declanșator obligatoriu inventarierea completă a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii — practic, o fotografie certificată a situației reale a firmei la data predării.
- Inventarierea la predare-primire de gestiune are, potrivit acelorași norme, scopul de a „stabili situația reală" a elementelor patrimoniale — deci acoperă atât activele fizice (stocuri, mijloace fixe, numerar în casă), cât și creanțele, datoriile și documentele justificative aferente.
- Alături de inventar, predarea efectivă include, în mod firesc, registrele obligatorii (registrul unic de control, registrele contabile), actele societății și ștampila/certificatele de semnătură electronică folosite pentru raportările curente — fără de care noul administrator nu poate prelua conducerea operațională.
- Vechiul administrator răspunde pentru corectitudinea situației predate până la data preluării, iar noul administrator își asumă gestiunea de la momentul semnării actului de predare-primire, fapt care marchează și limita răspunderii fiecăruia.
Ce se greșește în practică
- Predarea se limitează la o discuție informală sau la transmiterea unor parole/acte, fără inventarierea propriu-zisă a activelor și datoriilor firmei, deși legea o cere explicit la orice predare-primire de gestiune.
- Se confundă mandatul de administrator (o chestiune de drept societar, ținută de Registrul Comerțului) cu gestiunea efectivă a patrimoniului — cele două trebuie predate împreună, nu doar formal, prin mențiunea la ONRC.
- Nu se documentează în scris data exactă a predării, ceea ce face dificilă stabilirea limitei răspunderii între vechiul și noul administrator dacă apar ulterior discrepanțe.
- Se omit din predare documentele fiscale/contabile care nu sunt „fizice" — accesul la SPV, la aplicațiile de contabilitate, la conturile bancare online — deși acestea sunt la fel de necesare continuității activității ca și registrele pe hârtie.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are o funcție dedicată procesului de predare-primire între administratori — nu am găsit în cod vreun modul de inventariere structurată sau de generare a unui proces-verbal de predare a gestiunii la schimbarea administratorului. Aplicația reține administratorul ca un câmp folosit la generarea contractelor și a altor documente, dar procesul de inventariere și predare efectivă a gestiunii rămâne, pentru moment, o etapă gestionată separat, în afara aplicației.