Cum recuperează administratorul banii plătiți personal pentru firmă?
Se întâmplă des la firmele mici: administratorul plătește din cont personal o factură, o taxă sau un abonament al firmei, pentru că nu are la îndemână cardul companiei. Contabil, acest lucru nu e o cheltuială „pierdută" a administratorului, ci un împrumut acordat firmei de către acesta — cu condiția ca administratorul să fie și asociat. Suma i se poate restitui oricând, integral sau în tranșe.
Temeiul legal
„Sumele depuse sau lăsate temporar de către acționari/asociați la dispoziția entității, precum și dobânzile aferente [...] se înregistrează în contabilitate în conturi distincte (contul 4551 «Acționari/asociați - conturi curente», respectiv contul 4558 «Acționari/asociați - dobânzi la conturi curente»)." — OMFP 1802/2014, pct. 349
Banii avansați de asociat pentru firmă intră exact în această categorie: sunt „sume lăsate temporar la dispoziția entității" de către un asociat, deci se contabilizează pe contul 4551, nu ca o cheltuială personală nedeductibilă și nu ca aport de capital.
Dacă firma plătește și o dobândă pentru aceste sume, dobânda e un venit impozabil pentru administratorul-persoană fizică: „Veniturile din investiții cuprind: [...] b) venituri din dobânzi" (Cod fiscal, art. 91 lit. b), impozitate cu „o cotă [...] de 10% [...] din: [...] d) investiții" (Cod fiscal, art. 64 alin. (1) lit. d)).
Ce se greșește în practică
- Se trece suma direct pe cheltuieli ale firmei „în numele administratorului", fără să existe o contrapartidă clară în contul 4551 — ceea ce lasă suma nedocumentată și greu de justificat la control.
- Se confundă banii avansați cu un aport la capitalul social, deși administratorul nu a intenționat o majorare de capital, ci doar o avansare temporară recuperabilă.
- Se uită înregistrarea impozitului de 10% atunci când firma decide totuși să plătească dobândă pentru sumele avansate.
Ce face iConta.eu
Funcționalitatea Decontări asociați (Operațiuni speciale > Finanțare) generează automat nota contabilă pentru împrumutul de la asociat: la primirea banilor, 5121 = 4551; la restituire, 4551 = 5121, plus, dacă se acordă dobândă, 666 = 4551 pentru cheltuiala cu dobânda și reținerea de 10% impozit pe 4551 = 446. E suficient să alegi operațiunea „împrumut asociat" și data, iar iConta calculează și înregistrează restul.