Cum se separă contabil licența software de serviciile de implementare?
Când vindeți în același contract o licență software și serviciile de instalare, configurare sau personalizare, reglementările contabile vă cer să tratați separat fiecare obligație asumată. Separarea se face numai dacă licența este distinctă de servicii. Dacă este, fiecare componentă are propriul moment de recunoaștere a venitului. Dacă nu este, contractul se tratează ca o singură operațiune.
Pasul 1: identificați obligațiile din contract
OMFP 1802/2014, pct. 448^2, prevede că, atunci când un contract include obligația de a acorda o licență „pe lângă alte bunuri sau servicii contractate, o entitate trebuie să identifice fiecare dintre obligațiile asumate prin contract”. Într-un contract tipic de implementare, acestea pot fi: licența, instalarea, migrarea datelor, dezvoltările personalizate, instruirea și suportul ulterior.
Pasul 2: este licența distinctă?
Pct. 448^3 alin. (1) prevede că, dacă licența nu este distinctă de celelalte servicii, entitatea „contabilizează acordarea licenței și celelalte bunuri sau servicii împreună, ca pe o singură operațiune”. Exemplul relevant pentru software este licența „de care clientul poate beneficia doar utilizând-o împreună cu un serviciu conex”.
În practică, licența este distinctă când clientul o poate folosi fără implementarea furnizorului: produsul funcționează standard, iar implementarea este o configurare pe care ar putea-o face clientul sau un terț. Licența nu este distinctă când implementarea modifică substanțial produsul, iar clientul nu are ce folosi până la finalizarea ei. În acest caz, venitul întregului pachet se recunoaște pe măsura prestării serviciilor (pct. 446 alin. (1)).
Pasul 3: momentul recunoașterii pentru fiecare componentă
Licența distinctă. Pct. 448^4 cere să se stabilească dacă licența dă un drept de acces la proprietatea intelectuală pe durata licenței sau un drept de utilizare a ei așa cum există la momentul acordării. Pct. 448^6 alin. (2) arată că programele informatice au adesea funcționalitate „în mare măsură de sine stătătoare”. De aceea, o licență perpetuă de software standard este de regulă un drept de utilizare. Venitul se recunoaște la momentul transferului (pct. 448^7 alin. (3)), dar nu înainte ca clientul să primească codul sau accesul care îi permite folosirea.
Implementarea. Venitul se recunoaște pe măsura efectuării, pe baza proceselor-verbale de recepție sau a situațiilor de lucrări (pct. 446 alin. (1)-(2)). Lucrările nerecepționate la sfârșitul perioadei se evidențiază la cost, prin 332 = 712 (pct. 446 alin. (4)).
Suportul ulterior inclus în preț. Dacă prețul include o valoare distinctă, specificată contractual, pentru servicii prestate după vânzare, suma se amână în 472 și se recunoaște pe perioada suportului (pct. 447).
Cum împărțiți prețul
Cel mai simplu și mai ușor de apărat este ca valorile fiecărei componente să fie specificate în contract, așa cum presupune și pct. 447. Dacă contractul are un preț global, stabiliți în politicile contabile o metodă rațională de repartizare, de exemplu prețurile din lista de prețuri pentru vânzările separate, și aplicați-o consecvent.
TVA
Pentru TVA, ambele componente sunt prestări de servicii. Licența este o cesiune de bunuri necorporale, ca „transferul și/sau cesiunea drepturilor de autor, brevetelor, licențelor” (Codul fiscal art. 271 alin. (3) lit. b)). Faptul generator al fiecărei componente urmează regulile art. 281, iar factura sau avansul încasat anticipat fac TVA exigibilă conform art. 282 alin. (2).
Exemplu
Contract de 100.000 lei: licență perpetuă 60.000 lei, implementare 30.000 lei, suport 12 luni 10.000 lei. Licența funcționează standard.
- La livrarea cheii de licență: 4111 = 706 60.000 lei (+ TVA)
- Implementarea, la recepțiile lunare: 4111 = 704, în total 30.000 lei
- Suportul: 4111 = 472 10.000 lei, apoi lunar 472 = 704 833,33 lei
De reținut
- Identificați fiecare obligație din contract (OMFP 1802/2014, pct. 448^2).
- Licența care nu este distinctă se tratează împreună cu serviciile (pct. 448^3).
- Licența distinctă de tip drept de utilizare se recunoaște la transfer. Implementarea se recunoaște pe măsura prestării.
- Suportul inclus în preț se amână în 472 (pct. 447).