Cum tratez stocurile aflate la terți la inventar
La inventarierea anuală, bunurile care nu se află fizic în gestiunea proprie — trimise spre prelucrare, în custodie, în consignație sau în concesiune la un terț — nu pot fi omise doar pentru că nu sunt „la fața locului". Ele rămân în patrimoniul firmei atâta timp cât nu a avut loc un transfer de proprietate, iar norma de inventariere le tratează explicit, separat de bunurile aflate la sediu.
Temeiul legal
„Bunurile existente în entitate și aparținând altor entități (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignație, spre prelucrare etc.) se inventariază și se înscriu în liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conțină informații cu privire la numărul și data actului de predare-primire și ale documentului de livrare, precum și alte informații utile. Listele de inventariere cuprinzând bunurile aparținând terților se trimit și persoanei fizice sau juridice, române ori străine, după caz, căreia îi aparțin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile lucrătoare [de la primire]." — OMFP 2861/2009, pct. 19 alin. (1) (sursă: anaf_surse/omfp_2861_2009.txt)
Norma tratează separat două situații, dar cu aceeași logică de fond — bunul se inventariază acolo unde e evidența, nu unde e locul fizic:
- Bunurile proprii aflate la terți (trimise la prelucrare, în custodie, în consignație) rămân în gestiunea firmei și trebuie inventariate pe bază de liste distincte, întocmite fie prin verificare la fața locului la terț, fie — în lipsa acesteia — prin confruntarea soldurilor scriptice cu documentele de predare-primire și cu confirmarea terțului.
- Bunurile terților aflate la firma ta (primite spre prelucrare, în depozit, în consignație) se inventariază de asemenea separat, iar listele se trimit proprietarului în cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii, pentru confirmare.
Ce se greșește în practică
- Se omit din inventar bunurile trimise la terți pe motiv că „nu sunt fizic la firmă", deși ele rămân în gestiunea proprietarului până la transferul dreptului de proprietate.
- Listele de inventariere pentru bunurile terților nu sunt trimise separat proprietarului, deși norma cere expres această comunicare, cu termen de răspuns.
- Se confundă inventarierea bunurilor la terți cu o simplă verificare de sold contabil, fără actul de predare-primire care să susțină existența și cantitatea reală a bunului la terț.
Ce face iConta.eu
iConta.eu oferă contabilitate generală de stocuri (intrări, ieșiri, valorificare la ieșire), dar la data acestui ghid nu are un ecran dedicat pentru generarea automată a listelor de inventariere pentru bunurile aflate la terți sau ale terților aflate la firmă. Modulul de inventariere din aplicație acoperă înregistrarea plusurilor și minusurilor de inventar constatate (cu conturile de regularizare aferente), nu și procedura administrativă de trimitere/confirmare a listelor către terți, care rămâne în sarcina contabilului sau a administratorului.