Când poate ANAF să sigileze spații sau documente ale firmei în timpul controlului?
ANAF poate aplica sigilii în două situații descrise de OPANAF 3711/2015. Prima: există indicii că în spațiile de producție, depozitare sau comercializare se află bunuri de proveniență nelegală sau produse fără autorizație, iar controlul continuă în ziua lucrătoare următoare. A doua: documentele necesare inspecției pot fi sustrase sau distruse ori nu se poate face un inventar al lor pentru reținere. Dreptul de a aplica sigilii vine din Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015).
Pentru firmă, sigilarea înseamnă că o parte din spații sau din arhivă nu mai poate fi folosită până la desigilare. De aceea contează să știi cum arată un proces-verbal corect și ce verifici la desigilare.
Temeiul legal
„în scopul efectuării inspecției fiscale, organul de inspecție fiscală procedează la: [...] l) aplicarea de sigilii asupra bunurilor, întocmind în acest sens proces-verbal." — Codul de procedură fiscală (Legea 207/2015), art. 113 alin. (2) lit. l) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
„Se întocmește de către organele de inspecție fiscală în cadrul unei/unui inspecții fiscale/control inopinat/încrucișat/ constatări la fața locului, în situațiile în care există indicii că în locurile de producție, depozitare, comercializare se găsesc bunuri sau produse a căror proveniență nu este legală sau a căror fabricație este interzisă de lege sau se produce fără autorizație, iar acțiunea de inspecție fiscală/control nu poate fi finalizată, urmând a fi continuată în ziua lucrătoare următoare, în vederea conservării probelor constatate. Se poate utiliza și în situația în care există posibilitatea ca documentele și actele necesare inspecției fiscale să fie sustrase, distruse ori nu se poate face un inventar al documentelor în vederea reținerii acestora." — OPANAF 3711/2015, Anexa nr. 7.b (sursă: anaf_surse/ordin_3711_2015.html)
Regulile procedurii, din instrucțiunile formularului:
- Nu doar la inspecția fiscală. Procesul-verbal de sigilare se folosește și la controlul inopinat, la controlul încrucișat și la constatarea la fața locului.
- Scopul este conservarea probelor. În prima situație, sigilarea leagă controlul care nu se poate încheia în aceeași zi de continuarea lui „în ziua lucrătoare următoare".
- Ce se poate sigila. Formularul enumeră „Spații, imobile, bunuri, valori, mărfuri, documente etc." și cere motivul sigilării, numărul și caracteristicile sigiliului.
- Prezența firmei sau a martorilor. Dacă reprezentantul firmei lipsește, sigilarea și desigilarea se fac în prezența unor martori asistenți.
- Două exemplare. Un exemplar se lasă reprezentantului legal al firmei sau deținătorului spațiului sigilat, celălalt se anexează la actul de control.
- Desigilarea se consemnează. Se face, de regulă, de aceeași echipă care a aplicat sigiliul, după verificarea sigiliului. Starea sigiliului se precizează în procesul-verbal.
- Sigiliul nu se atinge. Formularul avertizează: „Înlăturarea sau distrugerea sigiliului constituie infracțiune și se pedepsește conform legii."
Sigilarea nu e același lucru cu reținerea documentelor. Pentru a le proteja împotriva înstrăinării sau distrugerii, organul fiscal poate reține documente cel mult 30 de zile, prelungibil în cazuri excepționale cu cel mult 90 de zile, iar firma are dreptul la copii (art. 64 alin. (3)).
La SC Exemplu SRL, controlul începe vineri la ora 10:00, în depozitul cu 3 încăperi. La ora 18:00 echipa nu a terminat inventarierea mărfii dintr-o încăpere și are indicii privind proveniența unor bunuri. Echipa sigilează încăperea respectivă și întocmește procesul-verbal în două exemplare.
- Administratorul primește un exemplar, cu numărul sigiliului și motivul sigilării.
- 2 din cele 3 încăperi rămân în folosința firmei.
- Luni, în ziua lucrătoare următoare, echipa verifică sigiliul, constată că este intact și consemnează desigilarea în ambele exemplare, cu ora.
Ce se greșește în practică
- Administratorul nu cere exemplarul său de proces-verbal. Fără el, firma nu poate dovedi ce s-a sigilat și în ce stare.
- Se verifică superficial sigiliul la desigilare. Orice deteriorare constatată trebuie trecută în procesul-verbal.
- Angajații mută sau deschid spațiul sigilat „pentru o marfă urgentă". Înlăturarea sigiliului e infracțiune.
- Se confundă sigilarea cu reținerea documentelor și nu se cer copiile la care firma are dreptul pentru documentele reținute.
- Motivul sigilării rămâne nespecificat în proces-verbal și nimeni nu observă la semnare.
Ce face iConta.eu
iConta.eu nu gestionează procedura de sigilare și nu ține evidența sigiliilor. Contabilul are însă în aplicație evidența de care are nevoie inspecția: stocurile cantitativ-valorice pe gestiuni, registrul jurnal și balanțele, plus declarațiile marcate ca depuse. Evidența din aplicație rămâne accesibilă și când arhiva fizică este sigilată, dar nu înlocuiește documentele originale. Procesele-verbale de sigilare și desigilare pot fi înregistrate în Registratura firmei, cu număr și dată.