Ce documente contabile trebuie să am pregătite pentru un control ANAF?
Obligația de bază e simplă de formulat, dar largă în conținut: contribuabilul trebuie să pună la dispoziția organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri relevante pentru stabilirea stării de fapt fiscale — nu doar declarațiile depuse, ci toată documentația care le susține.
Temeiul legal
„ART. 64 Prezentarea de înscrisuri (1) în vederea stabilirii stării de fapt fiscale, contribuabilul/plătitorul are obligația să pună la dispoziție organului fiscal registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri. în același scop, organul fiscal are dreptul să solicite înscrisuri și altor persoane cu care contribuabilul/plătitorul are sau a avut raporturi economice sau juridice. (3) Organul fiscal are dreptul să rețină, în scopul protejării împotriva înstrăinării sau distrugerii, indiferent de mediul în care sunt stocate, documente, acte, înscrisuri, registre și documente financiar-contabile în original sau orice element material care face dovada stabilirii, înregistrării și achitării obligațiilor fiscale de către contribuabil/plătitor, pe o perioadă de cel mult 30 de zile. în cazuri excepționale, cu aprobarea conducătorului organului fiscal, perioada de reținere poate fi prelungită cu cel mult 90 de zile." — Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art. 64 alin. (1), (3) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
Ce înseamnă, practic, pentru pregătirea unui control:
- Registrele contabile obligatorii (jurnal, inventar, cartea mare), balanțele de verificare, facturile emise/primite, extrasele bancare, statele de plată, contractele relevante și orice alt document de afaceri intră în categoria „înscrisurilor" pe care organul fiscal le poate solicita.
- Organul fiscal poate solicita înscrisuri și altor persoane cu care firma are sau a avut raporturi economice sau juridice — deci controlul nu se limitează la documentele deja deținute de firmă, poate verifica încrucișat la parteneri.
- Dacă documentele originale sunt reținute de organul fiscal (pentru cel mult 30 de zile, prelungibil excepțional cu încă 90), contribuabilul are dreptul să solicite copii ale documentelor reținute, iar reținerea trebuie consemnată printr-un act semnat de ambele părți, cu un exemplar predat contribuabilului.
- Dacă firma prezintă documente în original, acestea trebuie înapoiate, păstrându-se doar copii conforme cu originalul, semnate de contribuabil cu mențiunea „conform cu originalul" — nu se rețin definitiv originalele relevante fiscal.
Ce se greșește în practică
- Se pregătesc doar declarațiile fiscale depuse, fără documentele-suport (facturi, contracte, extrase) care le justifică, deși legea cere explicit „registre, evidențe, documente de afaceri și orice alte înscrisuri".
- Se predau documentele originale fără a solicita actul de reținere prevăzut la alin. (4) sau copiile pe care legea le garantează contribuabilului cât timp documentele sunt în posesia organului fiscal.
- Se presupune că un control se limitează la ce deține firma — organul fiscal poate solicita înscrisuri și de la partenerii de afaceri, deci o discrepanță între ce arată firma și ce confirmă partenerii poate ieși la iveală oricum.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența contabilă centralizată a firmei — registre, balanțe, facturi, extrase bancare importate și declarațiile depuse — într-un singur loc, accesibil oricând pentru pregătirea unui control. Aplicația oferă și un semafor de conformare fiscală, care arată dacă firma are declarații datorate și nedepuse pe baza vectorului fiscal, util ca prim pas de verificare înaintea unui control, dar nu generează un dosar de control gata pregătit și nu gestionează comunicarea sau predarea documentelor către organul fiscal.