Checklist de documente pentru controlul fiscal
Legea nu cere doar „să ai contabilitatea la zi" — enumeră explicit ce evidențe fiscale trebuie ținute și puse la dispoziția organului fiscal, oricând sunt solicitate în cursul unui control. Lipsa lor, la fel ca incorectitudinea lor, e temei legal pentru ca organul fiscal să stabilească el însuși baza de impozitare, prin estimare.
Temeiul legal
„(1) în vederea stabilirii stării de fapt fiscale și a obligațiilor fiscale datorate, contribuabilul/plătitorul are obligația să conducă evidențe fiscale, potrivit actelor normative în vigoare. [...] (3) Sunt evidențe fiscale registrele, situațiile, precum și orice alte înscrisuri care, potrivit legislației fiscale, trebuie întocmite în mod obligatoriu în scopul stabilirii stării de fapt fiscale și a creanțelor fiscale, cum ar fi: jurnalul pentru vânzări, jurnalul pentru cumpărări, registrul de evidență fiscală." — Legea nr. 207/2015 (Codul de procedură fiscală), art. 108 alin. (1) și (3) (sursă: anaf_surse/legea_207_2015_consolidat.txt)
Un checklist minim, construit pe text de lege, ar trebui să acopere:
- Jurnalul pentru vânzări și jurnalul pentru cumpărări — evidențele TVA de bază, cerute expres de art. 108 alin. (3).
- Registrul de evidență fiscală (pentru persoane fizice) sau registrul-jurnal și registrul-inventar (pentru evidența contabilă în partidă dublă/simplă).
- Documentele justificative ale fiecărei operațiuni economico-financiare — facturi, extrase de cont, chitanțe, contracte — pentru că fără ele o înregistrare contabilă nu are, legal, calitatea de a fi corectă.
- Dosarul prețurilor de transfer, dacă firma derulează tranzacții cu persoane afiliate peste pragurile stabilite prin ordin ANAF.
- Locul de păstrare a evidențelor: la domiciliul fiscal, sediul social, sediile secundare sau, pentru exercițiul financiar în curs, la sediul persoanei care le prelucrează, în perioada 1–25 a lunii următoare.
Ce se greșește în practică
- Se prezintă doar balanța de verificare și declarațiile depuse, fără jurnalele de vânzări/cumpărări cerute explicit de lege ca evidențe fiscale separate.
- Se presupune că documentele electronice „din contabilitate" sunt suficiente, fără documentele justificative originale care le stau la bază.
- Se ține dosarul prețurilor de transfer doar „quand e nevoie", nu pregătit din timp, deși organul fiscal îl poate solicita oricând în timpul controlului.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența contabilă curentă (registrul-jurnal, balanța, note contabile) și generează declarațiile fiscale (D300, D112, D390 și altele) direct din datele introduse, astfel încât jurnalele de TVA și evidențele de bază să existe la zi, nu reconstituite ulterior. Aplicația nu întocmește însă dosarul prețurilor de transfer și nu are un modul dedicat de „checklist de control" — pregătirea integrală a documentației pentru un control rămâne, la data acestui ghid, în sarcina contabilului.